Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management)

Pendahuluan

     Ada satu ceritera mengenai biara Shaolin. Biara ini pada jaman dahulu dikenal sebagai biara yang disegani, karena kehebatan ilmunya. Namun seiring berjalannya waktu biara ini mengalami kemunduran, sehingga setiap malam bulan purnama menjadi malam yang menyedihkan bagi anggotanya karena dalam pertarungan selalu kalah. Mengingat kondisi ini, maka beberapa anggota yang sangat peduli terhadap kelangsungan biara mengadakan perenungan dan memutuskan untuk melaksanakan ziarah kubur. Dari ziarah kubur tersebut ternyata mereka melihat bahwa tangga menuju makam pendiri biara shaolin sangat tinggi, berikutnya untuk penerusnya lebih rendah dan seterusnya. Tingginya tangga menuju makam tersebut melambangkan tingginya ilmu orang yang dikuburkan di dalamnya. Dari ziarah ini diperoleh suatu kesimpulan ada satu pewarisan ilmu atau pengetahuan dan budaya yang tidak tuntas di lingkungan biara Shaolin. Hal ini berkaitan dengan adanya semboyan bahwa kalau guru sampai dikalahkan oleh murid adalah merupakan suatu aib, sehingga guru hanya mewariskan ilmu secara total.

     Dari ceritera tersebut diatas, tampak nyata bahwa pewarisan pengetahuan dalam suatu organisasi menjadi sangat penting ketika menginginkan bahwa suatu organisasi tersebut harus unggul di setiap saat. Keadaan ini, sepertinya juga dialami oleh TNI AD. Secara empirik terasa bahwa semakin hari terjadi kemunduran pengetahuan, dan yang terjadi saat ini hanyalah melanjutkan sisa-sisa kejayaan masa lalu. Apabila TNI AD ingin mempertahankan dan memajukan organisasi ini, maka pengelolaan pengetahuan (knowledge management) menjadi suatu solusi yang tidak bisa dihindari lagi.

Manajemen Pengetahuan

     Ada empat kekuatan yang mampu merubah peradaban suatu bangsa yaitu kekuatan militer, politik, ekonomi dan ilmu pengetahuan. Dalam konteks peradaban ini, Alvin Toffler membagi sejarah manusia dalam tiga gelombang yaitu era pertanian, era industri dan era informasi. Dalam era pertanian, faktor yang menonjol adalah Muscle (otot) karena pada saat itu produktivitas ditentukan oleh otot. Dalam era industri, faktor yang menonjol adalah Machine (mesin), dan pada era informasi faktor yang menonjol adalah Mind (pikiran, pengetahuan), yang mempunyai pengaruh sangat besar dalam menentukan kemajuan suatu bangsa atau dalam lingkup yang lebih kecil organisasi. Dalam era informasi ini perubahan terjadi dengan sangat cepat, dan dalam lingkungan yang sangat cepat berubah, pengetahuan juga akan cepat mengalami keusangan oleh sebab itu perlu terus menerus diperbarui melalui proses belajar yang terus menerus.

     Belajar dalam era pengetahuan seperti sekarang ini sangatlah berbeda dengan belajar di masa lalu. Saat ini kita dituntut untuk belajar baik sendiri maupun bersama dengan cepat, mudah dan gembira, tanpa memandang waktu dan tempat. Hal ini mendorong berkembangnya konsep organisasi belajar (learning organization) yang menyatukan antara proses belajar dan bekerja. Disisi lain, pengetahuan yang melekat pada anggota suatu organisasi juga perlu diuji, dimutahirkan, ditransfer, dan diakumulasikan, agar tetap memiliki nilai. Hal ini menyebabkan para pakar manajemen mencari pendekatan untuk mengelola pengetahuan yang sekarang dikenal dengan manajemen-pengetahuan atau knowledge management (KM).

     Sebelum membahas mengenai KM, terlebih dahulu kita lihat dahulu mengenai jenis-jenis pengetahuan. Secara umum ada dua jenis pengetahuan, yaitu pengetahuan eksplisit dan pengetahuan tacit. Pengetahuan eksplisit dapat diungkapkan dengan kata-kata dan angka, disebarkan dalam bentuk data, spesifikasi, dan buku petunjuk, sedangkan pengetahuan tacit sifatnya sangat personal yang sulit diformulasikan sehingga kadang sulit dikomunikasikan kepada orang lain. Dengan kata lain, Explicit Knowledge merupakan bentuk pengetahuan yang sudah terdokumentasi/terformalisasi, mudah disimpan, diperbanyak, disebarluaskan dan dipelajari. Sebagai contoh, manual, buku, laporan, dokumen, surat dan sebagainya. Sedangkan Tacit Knowledge merupakan bentuk pengetahuan yang masih tersimpan dalam pikiran manusia. Misalnya gagasan, persepsi, cara berpikir, wawasan, keahlian/kemahiran, dan sebagainya. Yang berikutnya, ketika kita membicarakan pengetahuan dalam konteks organisasi ada tiga jenis atau tataran pengetahuan yaitu:

a. Core knowledge, adalah pengetahuan inti yang diperlukan sebuah bisnis, yaitu pengetahuan minimal yang harus dimiliki oleh organisasi agar bisa bertahan hidup dan layak menyandang nama itu. Misalnya, organisasi infolahta haruslah minimum mempunyai pengetahuan mengenai bidang pemrograman dan analisis sistem.

b. Advanced knowledge, adalah pengetahuan yang membuat keunggulan bersaing sehingga sekaligus organisasi dapat mampu berhadapan langsung dengan pesaingnya.

c. Innovative knowledge, merupakan pengetahuan yang membuat organisasi dapat merubah 'aturan main' dunia bisnis yang digeluti dan membuat organisasi menjadi yang terdepan di bidangnya. 

Sehingga untuk menjadikan organisasi itu menjadi suatu organisasi yang terdepan di bidangnya diperlukan suatu tingkatan pengetahuan pada tataran Innovative Knowledge. Untuk mencapai tataran itu maka memerlukan KM yang merupakan proses sistematis untuk menemukan, memilih, mengorganisasikan, menyarikan dan menyajikan informasi dengan cara tertentu yang dapat meningkatkan penguasaan pengetahuan dalam suatu bidang kajian yang spesifik untuk meningkatkan keunggulan kompetitif.

Manajemen Pengetahuan dan Teknologi Informasi (TI)

Sebenarnya konsep pengelolaan pengetahuan merupakan konsep lama, perbedaannya KM memungkinkan kita untuk tidak perlu memulai segalanya dari nol lagi. (We don't have to always reinventing the wheel ). Konsep KM ini menjadi populer karena kompetisi yang kian tajam dalam memperoleh keunggulan. Ketatnya kompetisi menyadarkan orang bahwa hanya penguasaan pengetahuanlah yang akan menentukan keunggulan suatu organisasi. Keunggulan pada saat ini dirumuskan dalam formula: faster, cheaper and better. Namun kalau kita hanya melakukan sesuatu untuk organisasi dengan tujuan agar lebih baik dan lebih efisien maka kita akan tertinggal. Bill Gates menyatakan "If the 1980's were about quality and the 1990's were about re-engineering, then the 2000's will be about velocity". Jadi kalau kita berbicara mengenai keunggulan dalam era 2000 an kita sudah harus berbicara kecepatan (velocity). Untuk dapat mencapai kecepatan maka penggunaan teknologi informasi merupakan suatu keharusan.

KM terdiri dari tiga komponen utama yaitu people, place, dan content. KM membutuhkan orang yang kompeten sebagai sumber pengetahuan, tempat untuk melakukan diskusi, dan isi dari diskusi itu sendiri. Dari ketiga komponen tersebut peran teknologi informasi adalah mampu menghilangkan kendala mengenai tempat melakukan diskusi. TI memungkinkan terjadinya diskusi tanpa kehadiran kita secara fisik. Dengan demikian kapitalisasi pengetahuan dapat terus diadakan walaupun tidak bertatap muka. Namun secara umum, pelaksanaan KM menghadapi masalah utama yaitu masalah perilaku. Pertama, berkaitan dengan ketidakmauan orang untuk berbagi. Kedua berkaitan dengan ketidakdisiplinan untuk selalu menuliskan apa yang kita dapatkan. Ini merupakan suatu kendala karena budaya kita lebih cenderung pada budaya lisan. Kita juga belum bisa mendisiplinkan diri untuk selalu menuliskan pengetahuan dan pengalaman yang kita alami dalam suatu sistem sebagai suatu aset organisasi.

Dalam pelajaran manajemen, aset organisasi dirumuskan dengan 5M (man, money, method, machine, dan market). Apabila dipandang dari sisi KM maka manusialah yang merupakan aset yang paling berharga. Tetapi, benarkah semua orang dalam organisasi merupakan aset organisasi? Thomas A. Stewart dalam bukunya Intelectual Capital, secara tegas mengatakan "tidak". Menurut Stewart, yang benar-benar aset hanyalah orang-orang tertentu, yang pekerjaannya berkaitan dengan penambahan pengetahuan dalam organisasi, yaitu The Stars. (Stewart membagi karyawan dalam empat kelompok yaitu: pekerja biasa; pekerja terampil tetapi bukan faktor penentu; pekerja yang melakukan hal yang dihargai oleh pelanggan tetapi dapat di outsource; dan the Stars, yaitu orang-orang dengan peran yang tidak tergantikan sebagai individu). Sebagai contoh kelompok the Stars, salah satunya adalah peneliti. Mereka yang termasuk kelompok keempatlah yang benar-benar merupakan aset bagi organisasi. Organisasi perlu memberikan perhatian penuh pada kelompok ini, karena di tangan merekalah masa depan organisasi. Persoalannya, bagaimana memanfaatkan pengetahuan yang mereka miliki, sehingga dapat terakumulasi dan akhirnya menjadi aset organisasi.

Penerapan KM di TNI AD

Seiring dengan perkembangan teknologi informasi dan tuntutan tugas pokok maka penerapan KM di lingkungan TNI AD merupakan suatu keharusan. Penerapan KM ini dapat diawali dari Lembaga Pendidikan (lemdik) TNI AD sebagai "gudang ilmu". Lemdik merupakan garda depan dalam mencetak sumber daya manusia TNI AD. Dari sinilah seluruh personel TNI AD yang mengawaki organisasi dibentuk. Penerapan KM di TNI AD saat ini masih belum terlihat kemajuan sejak dicanangkannya sosialisasi dan komputerisasi bahan ajaran di semua Lemdik TNI AD. Diharapkan dengan dibuatnya bahan ajaran menggunakan teknologi informasi maka ketersediaan pengetahuan eksplisit menjadi tidak bermasalah karena tersedia dalam bentuk yang mudah diakses secara cepat dengan bantuan komputer. Dengan adanya akses yang cepat ini maka proses belajar akan menjadi lebih cepat dan efektif. Di samping itu diharapkan akan tumbuh budaya menulis di kalangan guru militer untuk selalu menuangkan ide dan hasil pengembangan ilmunya di dalam suatu tulisan yang dapat dijadikan bahan untuk pengembangan pengetahuan.

Ada beberapa langkah yang perlu diperhatikan untuk implementasinya agar dapat berhasil dengan baik. Langkah-langkah tersebut meliputi:

a. Identifikasi pengetahuan yang ada (baik tacit maupun eksplisit) sehingga dapat diketahui peta pengetahuan dalam organisasi dan proses-proses atau kebiasaan yang terkait dengan pengelolaan pengetahuan.

b. Identifikasi infrastruktur yang ada, kita perlu melihat infrastruktur apa yang telah ada, misalnya koleksi hanjar, perpustakaan, intranet, media komunikasi internal, email, forum diskusi, digital library dan lain-lain.

Setelah diperoleh gambaran mengenai proses pengelolaan pengetahuan yang ada dan infrastrukturnya maka untuk suksesnya KM perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

a. Penerapan teknologi. Pada tahap awal perlu menggunakan teknologi yang tepat, sederhana yang telah ada dan baru kemudian dapat dikembangkan lebih lanjut. Sebagai misal untuk komputerisasi bahan ajaran dapat menggunakan teknologi sederhana yang biayanya relatif murah seperti menggunakan bentuk portable document format (PDF). Kebetulan software ini (Adobe Acrobat Reader) merupakan software yang dapat di download dengan gratis. Sementara front end nya menggunakan bentuk html yang dapat ditampilkan melalui internet explorer sebagai bagian dari Windows yang dibeli bersamaan dengan komputer baru (preloaded). Dengan demikian maka hal-hal yang berkaitan dengan masalah hak kekayaan intelektual (HAKI) tidak menjadi masalah pada saat penerapan KM ini. Setelah KM ini dapat berjalan dan diterima oleh pengguna maka baru kemudian dikembangkan menggunakan teknologi yang lebih baik dan memerlukan biaya yang relatif mahal tetapi sangat menolong bagi perkembangan organisasi.

b. Perubahan Budaya. Dapat dilakukan dengan membuat kebijakan dan anjuran. Ini merupakan hal yang penting karena budaya di TNI AD masih sangat bersifat paternalistik. Sehingga peran pimpinan akan sangat menonjol di dalam pemasyarakatan KM ini. Ini merupakan langkah yang menentukan karena keberhasilan KM merupakan penentu maju mundurnya organisasi.

c. Pembangunan fasilitas untuk berbagi pengetahuan (knowledge exchange). Perlunya dibentuk suatu tempat untuk memungkinkan tumbuh suburnya diskusi. Hal ini merupakan sarana bagaimana pengetahuan itu dapat dibagikan. Fasilitas tersebut sangat penting sebagai tempat dari aktifitas-aktifitas yang penting bagi proses penciptaan pengetahuan dan inovasi yang meliputi knowledge exchange, knowledge capture, knowledge reuse, dan knowledge internalization. Hal ini juga penting karena dapat digunakan sebagai sarana untuk menangkap pengetahuan yang sifatnya tacit.

d. Sosialisasi KM untuk dapat dimanfaatkan oleh seluruh personel. Hal ini merupakan suatu kunci keberhasilan dalam penerapan KM karena apabila KM ini dikenal oleh seluruh personel maka proses untuk menangkap pengetahuan ini akan dapat dilaksanakan dengan lebih baik.

e. Evaluasi keberhasilan penerapan KM. Hal ini dapat dilakukan dengan melakukan pengukuran kinerja dengan membandingkan kondisi sebelum dan sesudah dilaksanakannya KM.

Sejauh Mana Keberhasilan Penerapan Konsep KM di TNI AD?

Dari hasil pengamatan selama ini setiap lemdik sudah mempunyai bahan ajaran dalam bentuk soft copy, sehingga yang perlu dilakukan adalah menyusun pengetahuan / bahan ajaran tersebut secara lebih sistematis dalam bentuk yang mudah diakses. Selama ini sudah tersedia bahan-bahan tersebut namun untuk dapat membukanya diperlukan keahlian menggunakan komputer (baik itu keahlian menguasai software pengolah kata maupun spreadsheet). Hal inilah yang menjadikan kendala bagi lemdik, karena belum semua personel “melek komputer”. Dengan demikian pada tahap awal yang perlu dilakukan adalah bagaimana membuat pengetahuan tersebut dapat diakses oleh para siswanya tanpa memerlukan pengetahuan komputer (computer literacy). Hal ini dapat dilakukan dengan membuat program kecil yang mampu mengoperasikan secara otomatis (autorun) compact disk (CD) yang dimasukkan ke dalam CD ROM drive komputer. Dengan adanya program kecil ini maka diharapkan para siswa akan mampu mengakses informasi dengan cepat melalui daftar informasi / menu yang ditampilkan oleh komputer dengan syarat yang penting mampu menggunakan mouse komputer.

Untuk menjamin keberhasilannya maka diperlukan suatu upaya untuk mewujudkan dengan melakukan evaluasi dengan disertai asistensi untuk merealisasikan pelaksanaan konsep KM ini. Diharapkan apabila konsep ini dapat diterapkan dengan baik maka setiap siswa akan dapat memperoleh pengetahuan yang selama ini dalam bentuk buku menjadi dalam bentuk CD yang praktis dan mudah diakses. Dengan demikian dalam jangka panjang pengetahuan akan dapat diakses oleh semua siswa dengan lebih baik, dan pihak lemdik dapat mempersingkat waktu pendidikan. Implikasi dari konsep ini adalah lemdik akan dapat menjadi tempat yang lebih baik untuk menumbuhkan semangat kebangsaan karena waktu yang tersedia tidak dihabiskan semuanya untuk memberikan pelajaran yang semuanya sudah dihimpun dalam satu CD, tetapi dapat digunakan untuk memberikan pembekalan materi yang lain dalam rangka pembentukan mental yang lebih baik. Semoga KM ini menjadi suatu solusi terhadap majunya TNI AD dari sisi penguasaan pengetahuan.

 

Budiman S. Pratomo (budiman@dephan.go.id)

Analis Sistem Informasi

Pusinfolahta TNI