Pemanfaatan Online Collaboration (Docs.Google) Untuk Pembimbingan Taskap di Seskoad

( Letkol Czi. Budiman S.Pratomo )

Pendahuluan

    Pemerintah Indonesia melalui kementrian Komunikasi dan Informasi (Kominfo) bertekad untuk mendorong berbagai upaya pemanfaatan teknologi informasi di Indonesia dengan menetapkan 5 program prioritas antara lain: e-Government, e-Infrastructure, e-Industry, e-Learning, dan e-Commerce. Beberapa program seperti e-Learning sudah sangat dikenal oleh lingkungan pendidikan di luar TNI melalui bermunculannya situs, solusi teknologi, sampai jasa yang merepresentasikan sistem pendidikan secara elektronis tersebut. Sebagai contoh adalah penggunaan perangkat lunak Moodle yang bersifat terbuka (Open Source) untuk keperluan eLearning.

    Di lingkungan pendidikan TNI khususnya TNI AD, euforia pemanfaatan teknologi informasi yang terjadi di luar ini tidak dapat diabaikan begitu saja. Melalui serangkaian kurikulum yang ditetapkan oleh lemdik khususnya untuk Dikbangum tertinggi seperti Seskoad, Teknologi Informasi (TI) sudah dimasukkan di dalamnya dan dipandang sebagai suatu “enabler” menuju kepada peningkatan kualitas sumber daya manusia dan kemajuan organisasi. Pemanfaatan TI pada dasarnya adalah memudahkan akses informasi bagi para dosen, peserta didik dan juga lembaga lain di luar lemdik TNI AD. Aplikasinya dituangkan dalam berbagai konsep yang semakin memudahkan pengguna dalam mendapatkan informasi (misalnya: knowledge management), memudahkan peserta didik dalam berinteraksi dengan baik dosen (gumil) maupun antar peserta didik yang lain. Dengan kemajuan teknologi semakin banyak sarana yang murah yang dapat digunakan khususnya untuk memperlancar interaksi antara gumil dengan serdik.

    Tulisan berikut ini membahas mengenai pemanfaatan teknologi kolaborasi online (online collaboration) untuk memperlancar pembimbingan taskap di lingkungan Seskoad dengan harapan akan meningkatkan mutu taskap.

Online Collaboration

    Saat ini ada tuntutan antara dosen dan pasis untuk selalu dapat berkomunikasi dimana pun mereka berada. Oleh karena itu para dosen berusaha terus menerus mencari cara untuk menyederhanakan proses berkomunikasi dan berkolaborasi. Hal ini dilakukan mulai dari menggunakan handphone, memanfaatkan instant messaging, meeting secara online dan lain-lain. Usaha-usaha ini menunjukkan bahwa komunikasi dan kolaborasi secara real-time telah menjadi bagian penting dalam membantu tugas pokok khususnya untuk menunjang pendidikan di era digital ini.

    Dalam era digital saat ini sangat memungkinkan orang atau pihak tertentu dapat berkomunikasi satu dengan yang lain walaupun terpisah oleh ruang dan waktu. Di Seskoad kejadian seperti ini merupakan suatu yang biasa khususnya dalam hubungan antara dosen dan pasis dan secara lebih khusus lagi dalam konteks akademik dalam pembimbingan Taskap.

    Suatu kenyataan karena adanya constraint waktu dalam penyelesaian karya tulis para pasis akan berusaha membuat karya tulis ini selesai pada waktunya. Untuk tulisan yang merupakan produk individu tidak menjadi masalah, namun untuk tulisan yang merupakan produk kelompok bisa saja menjadi masalah, ketika pasis mendapatkan tugas untuk membuat produk tulisan kelompok atau sindikat. Langkah praktis yang biasanya dilakukan oleh ketua kelompok/ketua sindikat adalah membagi anggotanya untuk mengerjakan satu atau lebih bab tulisan, dan salah seorang diberi tugas untuk merangkum dalam tulisan yang utuh. Tanpa kolaborasi online maka yang terjadi hanyalah kompilasi atau tulisan yang tidak runtut karena dikerjakan secara terpisah.

    Kalau jaman dahulu ketika belum ada teknologi seperti sekarang ini maka para pasis selalu bertemu dalam konteks ruang sama dan waktu sama sehingga tulisan ini bisa runtut, namun dengan kemajuan teknologi kita bisa kerja bersama walaupun sendiri-sendiri dalam konteks ruang berbeda waktu sama ataupun ruang berbeda waktu berbeda. Teknologi ini disebut sebagai online collaboratio. Sebagai contoh yang dapat diaplikasikan adalah Docs.google.com untuk membantu mengerjakan Taskap. Dengan demikian keterbatasan ruang yang dimiliki pembimbing dan keterbatasan waktu yang dimiliki pasis dapat diatasi. Pasis tidak perlu lagi harus bertemu pembimbing secara fisik untuk konsultasi Taskap, tetapi intensitas pembimbingan masih tetap berlangsung karena ruang dan waktu tidak lagi menjadi kendala.

Bagaimana melaksanakan Kolaborasi Onlinee

    Untuk dapat melaksanakan kolaborasi ini syarat yang harus dipenuhi adalah, masing-masing pihak mempunyai akun dalam gmail, suatu fasilitas email yang dimiliki oleh Google. Setelah memiliki akun maka dapat melakukan kolaborasi secara online dengan mudah. Berikut ini langkah-langkah bagaimana melaksanakan kolaborasi online dalam mendukung untuk penulisan taskap, menggunakan docs.google.com

a. Masuk ke homepage :docs.google.com dengan alamat http://docs.google.com.

b. Masukkan Email (diisi dengan akun gmail) dan masukkan Sandi. Setelah itu akan muncul layar sebagai berikut:

c. Setelah itu maka pilih Upload file yang ingin dikolaborasikan

    Setelah dipilih Upload maka masukkan nama filenya dengan menekan Browse

Setelah tekan Browse akan muncul layar sebagai berikut:

    Pilih nama filenya, dan tekan Open, maka akan muncul tampilan berikut:

    Apabila sudah melihat tampilan seperti itu berarti dokumen sudah siap dikolaborasikan dengan banyak orang.

    Agar mempunyai tampilan seperti bentuk naskah yang sebenarnya pilih View dan pilih Fixed with page view

Maka tampilan akan menjadi seperti berikut:

    Langkah selanjutnya masing-masing pihak yaitu pasis mengerjakan bagian masing-masing, dan bagi perangkum dapat membaca dari awal sampai akhir sehingga Taskap itu menjadi runtut dan “nyambung” dari bab awal sampai akhir. Perwira pembimbing pun akan dengan mudah mengoreksi tanpa harus menerima cetakan dari para pasisnya. Hanya saja yang perlu disadari oleh para pasis adalah mengirim hasil karyanya sesuai dengan ketentuan waktu yang digariskan dan hendaknya jangan “last minutes”.

Semoga Bermanfaat.

Budiman S. Pratomo

Pusinfolahta TNI

budiman@dephan.go.id